"Onko minun pakko liittyä Kantaan?" on kysymys, joka mietityttää lähes jokaista hyvinvointi- ja terveydenhuoltoalan yrittäjää. Vastaus ei ole pelkkä kyllä tai ei – se riippuu siitä, oletko terveydenhuollon ammattihenkilö ja miten kirjaat asiakaskäyntisi tiedot.

Tässä jutussa puramme liittymisvelvoitteen selkokielelle: keitä se koskee, keitä ei, ja mikä ero on kahdella velvollisuudella, jotka menevät helposti sekaisin.

Kaksi eri velvollisuutta, jotka menevät usein sekaisin

Kanta-keskustelussa sotketaan jatkuvasti kaksi eri asiaa. Kannattaa erottaa ne heti alkuun, koska niistä seuraa aivan eri velvoitteet.

1. Kirjaamisvelvollisuus tarkoittaa velvollisuutta laatia ja säilyttää potilasasiakirjat asiakaskäynneistä. Tämä velvoite koskee jokaista terveydenhuollon ammattihenkilöä aina – riippumatta siitä, kirjaatko tiedot paperille vai sähköisesti. Perusta on laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) ja potilasasiakirja-asetuksessa.

2. Liittymisvelvoite Kanta-palveluihin tarkoittaa velvollisuutta tallentaa potilastiedot valtakunnalliseen Potilastiedon arkistoon (Kantaan). Tämä velvoite perustuu asiakastietolakiin (703/2023) ja laukeaa vain tietyin edellytyksin.

Toisin sanoen: kirjaamisvelvollisuudesta ei pääse eroon, mutta liittymisvelvoite riippuu siitä, miten toimit.

Kuka on velvollinen liittymään Kantaan?

Asiakastietolain mukaan yksityisen terveydenhuollon palvelunantajan on liityttävä Kanta-palveluihin, jos sillä on käytössään asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn tarkoitettu sähköinen tietojärjestelmä.

Tämä on liittymisvelvoitteen ydin. Jos kirjaat asiakastietoja sähköisesti – millä tahansa potilastietojärjestelmällä – liittyminen Kantaan ei ole valinnaista. Silloin tarvitset A-luokan Kanta-sertifioidun potilastietojärjestelmän, jolla kirjaukset menevät Potilastiedon arkistoon.

Käytännössä velvollisuus koskee terveydenhuollon ammattihenkilöitä, joilla on kirjaamisvelvoite ja jotka käyttävät sähköistä järjestelmää – esimerkiksi:

• hierojat (koulutetut, nimikesuojatut)
• fysioterapeutit
• osteopaatit, naprapaatit ja kiropraktikot
• jalkaterapeutit
• muut terapeutit ja jäsenkorjaajat, jotka toimivat terveydenhuollon ammattihenkilöinä

Kuka ei ole velvollinen liittymään?

Tässä kohtaa moni yllättyy. Liittymisvelvoite ei ole ehdoton kaikille, ja on kaksi tilannetta, joissa velvoitetta ei synny.

1. Et ole terveydenhuollon ammattihenkilö. Jos toimintasi ei ole terveydenhuoltoa etkä ole laillistettu tai nimikesuojattu terveydenhuollon ammattihenkilö, sinulla ei ole potilastietojen kirjaamisvelvoitetta – eikä siten liittymisvelvoitetta. Esimerkiksi kosmetologin tai esteettisen hoitajan kohdalla ratkaisee se, tekeekö hän terveydenhuollon toimenpiteitä vai ei. Rajanveto ei ole aina itsestään selvä, ja siihen kannattaa paneutua erikseen.

2. Kirjaat edelleen paperille. Laki ei velvoita ottamaan käyttöön sähköistä potilastietojärjestelmää. Paperille kirjaaminen on yhä lain puitteissa mahdollista, ja niin kauan kuin et käytä sähköistä järjestelmää, sinulla ei ole velvollisuutta liittyä Kantaan.

On kuitenkin syytä huomata: vaikka paperikirjaus vapauttaa liittymisvelvoitteesta, se ei vapauta kirjaamisvelvollisuudesta. Potilasasiakirjat on silti laadittava ja säilytettävä asianmukaisesti, säilytysaikoineen ja tietosuojineen.

Miksi paperi ei ole kestävä ratkaisu

Jos velvoitteesta voi välttyä pysymällä paperissa, miksi kukaan siirtyisi sähköiseen? Muutama syy.

Kehitys kulkee vääjäämättä kohti sähköistä ja Kanta-integroitua terveydenhuoltoa. Uusia tietoja siirtyy Kantaan koko ajan lisää, ja paperikirjaaja jää tämän kehityksen ulkopuolelle.

Paperikirjaus on myös työläämpää ja riskialttiimpaa: käsin kirjatut asiakirjat pitää säilyttää lukitusti, ne voivat kadota tai vahingoittua, eikä tieto ole asiakkaan nähtävissä Omakannassa. Sähköinen, Kantaan kirjaava järjestelmä hoitaa säilytyksen, tietoturvan ja asiakkaan tiedonsaannin puolestasi.

Lyhyesti: paperi on laillinen, mutta harvoin kannattava valinta ammattimaisesti toimivalle yrittäjälle.

Mitä sähköinen kirjaaminen edellyttää?

Jos päädyt kirjaamaan sähköisesti – tai käytät jo jotain sähköistä järjestelmää – tarvitset kolme asiaa:

• A-luokan Kanta-sertifioitu potilastietojärjestelmä. Vain sertifioidulla järjestelmällä saat kirjaukset lain edellyttämällä tavalla Potilastiedon arkistoon.
• Sote-ammattikortti (toimikortti). Sillä tunnistaudut järjestelmään ja allekirjoitat kirjaukset sähköisesti.
• Tietoturvasuunnitelma. Lakisääteinen dokumentti, joka laaditaan käyttöönoton yhteydessä. Se on kevyempi kuin miltä kuulostaa.

Kantakirjaus.fi on rekisteröity Astoriin A1-tietoturvaluokkaan, ja se toimii minkä tahansa ajanvarausjärjestelmän rinnalla. Et siis joudu vaihtamaan ajanvaraustasi, vaikka aloitat kantakirjaukset.

3 kysymystä, joilla tunnistat oman tilanteesi

Kysymys 1: Oletko terveydenhuollon ammattihenkilö?
Eli laillistettu tai nimikesuojattu ammattilainen (esim. hieroja, fysioterapeutti, osteopaatti, jalkaterapeutti).

• En ole → ei velvoitteita. Sinulla ei ole potilastietojen kirjaamisvelvoitetta eikä velvoitetta liittyä Kantaan. Poikkeus: jos teet terveydenhuollon toimenpiteitä, varmista rajanveto erikseen.
• Olen → kirjaamisvelvollisuus koskee sinua. Potilasasiakirjat on siis aina laadittava. Onko sinulla myös velvollisuus liittyä Kantaan? Selviää kysymyksestä 2.

Kysymys 2: Kirjaatko asiakastiedot sähköisesti?

• Kirjaan paperille → ei velvollisuutta liittyä Kantaan. Sinun ei ole pakko liittyä. Muista silti: potilasasiakirjat on laadittava ja säilytettävä lain mukaan myös paperilla.
• Kirjaan sähköisesti (tai haluan siirtyä siihen) → liittyminen on pakollista. Tarvitset A-luokan Kanta-sertifioidun potilastietojärjestelmän, jolla kirjaukset menevät Potilastiedon arkistoon.

Kysymys 3: Kannattaako sinun siirtyä sähköiseen? (ei velvoite, vaan käytännön kysymys)
Vaikka paperi on yhä sallittua, terveydenhuolto sähköistyy ja yhä useampi tieto siirtyy Kantaan. Sähköinen järjestelmä hoitaa säilytyksen, tietoturvan ja asiakkaan tiedonsaannin puolestasi – paperikansio jää näistä paitsi ja voi muodostua riskiksi.

• Suositus: jos harkitset siirtymistä, se on todennäköisesti ajankohtainen jo nyt.

Ota kantakirjaus.fi käyttöön →