Näin otat Kantakirjauksen käyttöön vaihe vaiheelta – pienyrittäjän opas

Kanta-käyttöönotto kuulostaa monen pienyrittäjän korvaan isolta ja tekniseltä urakalta. Käytännössä kyse on kuitenkin selkeästä polusta, jossa oma osuutesi on rajattu ja hyvin tuettu. Suurin osa teknisestä työstä tapahtuu ns. konepellin alla, eikä sinun tarvitse olla IT-asiantuntija selvitäksesi siitä.

Tässä oppaassa käydään läpi vaihe vaiheelta, mitä sinun itse tarvitsee tehdä, jotta pääset kirjaamaan asiakaskäyntisi Kantaan asianmukaisesti. Voit lukea koko polun kerralla tai palata yksittäiseen vaiheeseen silloin, kun se on ajankohtainen.

Ennen kuin aloitat: koskeeko liittyminen sinua?

Ennen kuin mietit, miten liityt, kannattaa selvittää, tarvitseeko sinun liittyä lainkaan. Liittymisvelvollisuus koskee lähtökohtaisesti terveydenhuollon palvelunantajia, jotka käyttävät sähköistä potilastietojärjestelmää. Osa toimijoista jää velvollisuuden ulkopuolelle, ja rajanveto ei aina ole itsestään selvä.

Kannattaa siis selvittää oma tilanteesi ennen kuin lähdet eteenpäin. Kävimme velvollisuuden ja sen poikkeukset tarkemmin läpi omassa tekstissään: Kuka on velvollinen liittymään Kantaan – ja kuka ei?

Kun tiedät, että liittyminen koskee sinua, yksi asia kannattaa tietää heti: et joudu vaihtamaan nykyistä ajanvarausjärjestelmääsi. Kantakirjaus.fi on Astori-rekisteriin A1-luokkaan rekisteröity järjestelmä, joka toimii nykyisen ajanvarauksesi rinnalla, ja hoidat sen kautta vain Kanta-kirjaukset. Eroa ajanvarauksen ja potilastietojen kirjaamisen välillä avataan tarkemmin tekstissä Ajanvarausjärjestelmä vai potilastietojärjestelmä.

Vaihe 1: Hanki sote-ammattikortti

Sote-ammattikortti on henkilökohtainen tunnistautumisväline, jolla kirjaudut palveluun ja allekirjoitat tekemäsi kirjaukset. Ilman sitä et pääse kirjaamaan Kantaan, joten tämä kannattaa laittaa vireille heti alkuvaiheessa. Kortin toimitusaika vaihtelee, eikä sitä ehdi hankkia viime tingassa.

Mistä kortin saa, mitä se maksaa ja miten hakemus etenee, on koottu erilliseen ohjeeseen: Sote-ammattikortti: mikä se on ja miten hankit sen?

Vaihe 2: Hanki kortinlukija ja tarvittava ohjelmisto

Kantakirjaus.fi:ta käytetään tietokoneella verkkoselaimella, ja kirjaudut palveluun sote-ammattikortilla. Sitä varten tarvitset kortinlukijan ja siihen asennettavan ohjelmiston. Kortinlukijan saat tavallisista elektroniikkakaupoista, ja tarvittavan ohjelmiston lataat asennusohjeiden mukaisesti.

Vaihe 3: Laadi tietoturvasuunnitelma

Tietoturvasuunnitelma on lakisääteinen asiakirja, jossa kuvaat, miten huolehdit asiakastietojen turvallisesta käsittelystä. Käytännössä lataat valmiin pohjan ja täytät sen oman toimintasi tiedoilla. Valmiin suunnitelman lähetät kantakirjaus.fi:lle. Moni pienyrittäjä jännittää tätä vaihetta eniten, koska se kuulostaa raskaalta, mutta valmiin pohjan ansiosta kyse on hallittavasta dokumentista.

Suunnitelmaa ei tarvitse rakentaa tyhjästä. Avasimme sisällön ja käytännön laatimisen omassa tekstissään: Tietoturvasuunnitelma on osa Kanta-käyttöönottoa

Vaihe 4: Tee toimipisteen liittymishakemus

Liittyminen vahvistetaan tekemällä liittymishakemus Kanta Extranetissä. Valitset palvelun, jonka käyttöönottoa haet, eli potilastiedon arkiston. Hakemusta varten tarvitset muutaman tiedon:

• toimipisteesi tunnistetiedot sote-rekisteristä (Soteri)
• liityntäpisteen OID-tunnisteen
• arkistoinnista vastaavan henkilön varmennekortin numeron

Hyväksyntä voi kestää useita viikkoja, joten tee tämä hyvissä ajoin. Tarkan ja ajantasaisen ohjeen löydät käyttöönotto-oppaasta: kantakirjaus.fi käyttöönotto-opas

Vaihe 5: Viimeistele ja tee käyttöönottokoe

Kun valmistelut ovat kunnossa, täytät vielä palveluun tarvittavat tiedot ja hoidat maksun. Viimeisenä teet käyttöönottokokeen, jossa vastaat järjestelmän käyttöä koskeviin väittämiin. Koe ei ole pelkkä muodollisuus, vaan se varmistaa, että osaat käyttää järjestelmää oikein ja lain edellyttämällä tavalla. Kokeen jälkeen palvelu avautuu käyttöösi.

Vaihe 6: Aloita kirjaaminen oikein

Kun järjestelmä on käytössä, edessä on olennaisin asia eli itse kirjaaminen. Hyvä kirjaus on selkeä, riittävän kattava ja tehty johdonmukaisesti käynti käynniltä. Alkuun pääsee helpoiten valmiiden esimerkkien avulla.

Kokosimme ammattiryhmäkohtaisia mallikirjauksia, joista näet konkreettisesti, mitä yhdestä käynnistä kannattaa kirjata:

• Mallikirjaukset fysioterapeutille ja osteopaatille
• Mallikirjaukset hierojalle ja jalkaterapeutille

Samalla kannattaa tutustua yleisimpiin virheisiin, jotta vältät ne heti alusta: 5 yleistä kompastuskiveä Kanta-kirjaamisessa

Yhteenveto: käyttöönoton muistilista

Koko polku tiivistyy kuuteen vaiheeseen:

1. Varmista, että liittyminen koskee sinua
2. Hanki sote-ammattikortti
3. Hanki kortinlukija ja tarvittava ohjelmisto
4. Laadi tietoturvasuunnitelma
5. Tee toimipisteen liittymishakemus Kanta Extranetissä
6. Viimeistele, tee käyttöönottokoe ja aloita kirjaaminen

Kun nämä ovat kunnossa, täytät velvollisuutesi etkä joudu murehtimaan kirjaamisen laillisuutta. Erityisesti toiminimiyrittäjälle koottu tiivis tarkistuslista löytyy tekstistä Toiminimiyrittäjän muistilista Kanta-käyttöönottoon.

Ota kantakirjaus.fi käyttöön →