"Minulla on jo ajanvarausjärjestelmä – eikö se riitä Kanta-kirjaamiseen?"

Tämä on yksi yleisimmistä kysymyksistä, joita hyvinvointi- ja terveydenhuoltoalan yrittäjät esittävät. Ja se on täysin ymmärrettävä: molemmat ovat "järjestelmiä", molemmat käsittelevät asiakkaan tietoja, ja monet palvelut markkinoivat niitä samassa paketissa.

Lyhyt vastaus on kuitenkin: ei riitä. Ajanvaraus ja potilastietojen kirjaaminen Kantaan ovat kaksi eri asiaa, joita säätelevät eri vaatimukset. Käydään läpi mistä on kyse ja miksi ero kannattaa ymmärtää ennen kuin teet päätöksiä.

Ajanvarausjärjestelmä: aikojen hallinta

Ajanvarausjärjestelmä hoitaa nimensä mukaisesti ajanvarauksen. Sen tehtävä on pitää kalenteri kunnossa:

• asiakkaat varaavat aikoja verkossa
• muistutukset ja peruutukset hoituvat automaattisesti
• kalenteri, työntekijät ja resurssit pysyvät järjestyksessä
• usein mukana myös maksaminen, lahjakortit ja markkinointiviestit

Ajanvarausjärjestelmä on liiketoiminnan työkalu. Se tekee arjesta sujuvaa, mutta sillä ei ole mitään lakisääteistä roolia potilastiedon käsittelyssä. Se ei kirjaa hoitotietoja Kantaan – eikä sen kuulukaan.

Potilastietojärjestelmä: lakisääteinen kirjaaminen Kantaan

Potilastietojärjestelmä on tarkoitettu hoitotietojen kirjaamiseen ja tallentamiseen. Sillä dokumentoit, mitä asiakaskäynnillä tehtiin: esitiedot, tutkimushavainnot, hoidon kulun ja jatkosuunnitelman – ja välität nämä tiedot kansalliseen Kanta-arkistoon.

Olennaista on, että potilastietojärjestelmää koskevat lain vaatimukset, joita ajanvarausjärjestelmällä ei ole:

• Järjestelmän on oltava rekisteröity Lupa- ja valvontaviraston (ent. Valvira) ylläpitämään Astori-rekisteriin.
• Sen on täytettävä terveydenhuollon tietojärjestelmien tietoturvaluokan (A-luokka) vaatimukset.
• Vain tällainen järjestelmä saa muodostaa yhteyden Kanta-palveluun ja tehdä sinne kirjauksia.

Toisin sanoen: pelkkä "kirjausominaisuus" ei riitä. Kirjaaminen Kantaan on mahdollista vain järjestelmällä, joka on virallisesti rekisteröity ja hyväksytty tähän tarkoitukseen.

Vertailu yhdellä silmäyksellä

Mistä sekaannus syntyy?

Sekaannus ei ole sattumaa. Osa ajanvarauspalveluista tarjoaa potilastietojen kirjaamisen samassa paketissa – eli sekä ajanvarauksen että Kanta-yhteyden yhden sopimuksen alla. Tämä kuulostaa kätevältä, mutta siinä on kääntöpuoli: kirjaaminen sidotaan tiettyyn ajanvarausjärjestelmään.

Käytännössä se tarkoittaa, että jos haluat Kanta-kirjauksen, sinun on usein vaihdettava koko ajanvarausjärjestelmäsi – vaikka nykyinen toimisi moitteettomasti.

Mitä laki edellyttää?

Uusi asiakastietolaki (703/2023) on tiukentanut yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon velvoitetta liittyä Kanta-palveluihin. Kun käsittelet potilastietoja sähköisesti terveydenhuollon ammattihenkilönä, kirjausten tekeminen Kantaan koskee myös pieniä toimijoita ja toiminimiyrittäjiä – hierojia, jalkaterapeutteja, fysioterapeutteja, osteopaatteja ja muita hoitoalan ammattilaisia.

Aikataulut ja yksityiskohdat kannattaa aina tarkistaa oman toimialasi ja tilanteesi osalta ajantasaisista lähteistä (Kanta.fi, Valvira). Suunta on kuitenkin selvä: kirjaamisvelvoite ei ole katoamassa, vaan laajenemassa.

Näin ratkaiset asian ilman ajanvarauksen vaihtoa

Tässä on kysymyksen ydin – ja se, mihin monet eivät osaa varautua: et tarvitse uutta ajanvarausjärjestelmää täyttääksesi kirjausvelvoitteen.

Kantakirjaus.fi on erillinen, selainpohjainen potilastietojen kirjauspalvelu. Se on rekisteröity Astoriin A1-luokan järjestelmänä ja tekee kirjaukset suoraan Kantaan – mutta se ei ole ajanvarausjärjestelmä eikä yritä olla sellainen.

Se tarkoittaa, että kantakirjaus.fi toimii minkä tahansa ajanvarausjärjestelmän rinnalla. Pidät nykyisen, toimivan ajanvarauksesi ja hoidat lakisääteisen kirjaamisen sen vieressä. Kaksi työkalua, kumpikin omaan tehtäväänsä – ilman että sinun tarvitsee opetella koko arkeasi uudelleen.

Muistilista: kumman tarvitset?

• Tarvitset ajanvarauksen hallintaan → ajanvarausjärjestelmä (mikä tahansa, joka sopii sinulle).
• Sinulla on velvoite kirjata potilastietoja Kantaan → Astoriin rekisteröity, A-luokan potilastietojärjestelmä.
• Sinulla on jo toimiva ajanvaraus, mutta Kanta-kirjaus puuttuu → tarvitset vain kirjauspalvelun sen rinnalle – et koko ajanvarauksen vaihtoa.

Jos viimeisin kohta kuulostaa tutulta, olet juuri siinä tilanteessa, johon kantakirjaus.fi on suunniteltu.

Ota kantakirjaus.fi käyttöön →