Työskenteletkö toisen yrityksen tiloissa? Näin selvität, kenen rekisteriin potilastiedot kirjataan

Vuokraatko huonetta hyvinvointikeskukselta tai teetkö päiviä klinikalle alihankintana? Kanta-kirjaamisessa ratkaisevaa ei ole se, kenen tiloissa työskentelet, vaan se, kenen asiakas hoidettava on. Käymme läpi tavallisimmat tilanteet ja sen, mitä ne tarkoittavat käytännössä.

Moni hieroja ja osteopaatti ei pyöritä omaa vastaanottoa vaan työskentelee toisen yrityksen tiloissa. Arki sujuu hyvin, kunnes Kanta-käyttöönoton yhteydessä tulee vastaan kysymys: kenen rekisteriin asiakkaan tiedot oikeastaan kirjataan?

Lyhyesti: sen yrityksen rekisteriin, jonka kanssa asiakas on sopinut hoidosta. Kun tämä on selvä, myös Kanta-kirjaaminen asettuu oikeille raiteille.

Mitä rekisterinpitäjä tarkoittaa?

Rekisterinpitäjä vastaa potilastiedoista. Se huolehtii siitä, että tiedot kirjataan ja säilytetään oikein, ja vastaa asiakkaalle, kun tämä pyytää nähdä omat tietonsa.

Asiakastietolaki sanoo asian suoraan. Yksityisessä terveydenhuollossa rekisterinpitäjä on se palvelunantaja, jonka kanssa asiakas on tehnyt sopimuksen palvelun toteuttamisesta (asiakastietolaki 703/2023, 13 §).

Käytännössä asian voi selvittää kahdella kysymyksellä:

• Kenelle asiakas maksaa hoidostaan?
• Kenen nimissä palvelua myydään ja markkinoidaan?

Jos vastaus molempiin on oma yrityksesi, olet itse rekisterinpitäjä.

Tilavuokra, alihankinta vai työsuhde: kuka kirjaa minne?

1. Vuokraat tilaa ja hoidat omia asiakkaitasi

Maksat keskukselle vuokraa, mutta asiakkaat varaavat ajan sinulta ja maksavat sinulle. Silloin olet itse rekisterinpitäjä, vaikka vastaanottohuone on toisen yrityksen.

Yhteiset tilat eivät tee potilasrekisteristä yhteistä. Vuokranantajalla ei ole oikeutta nähdä asiakkaidesi tietoja, eikä sinulla ole oikeutta naapurihuoneen yrittäjän asiakkaiden tietoihin.

Kanta-palveluissa on myös niin sanottu yhteisliittymismalli. Siinä yksi yritys hoitaa Kanta-liittymisen useamman samoissa tiloissa toimivan ammatinharjoittajan puolesta. Silloinkin jokainen on rekisterinpitäjä omassa toiminnassaan syntyville asiakirjoille (Kanta: liittymismallit).

2. Teet työtä klinikalle alihankintana

Klinikka myy hoidon asiakkaalle, ja sinä laskutat klinikkaa tekemistäsi hoidoista. Asiakas on tällöin klinikan asiakas, ja klinikka on rekisterinpitäjä.

Kirjaat tiedot klinikan rekisteriin, et omaasi. Laki edellyttää, että klinikka ja alihankkija sopivat rekisterinpidon tehtävistä ja vastuista kirjallisesti (STM:n asetus potilasasiakirjoista 94/2022, 5 §). Sopimuksessa kannattaa samalla päättää, millä järjestelmällä kirjaat ja kuka hankkii sinulle käyttöoikeudet.

Kun yhteistyö päättyy, potilastiedot jäävät klinikalle. Asiakaslistaa tai hoitomerkintöjä ei voi ottaa mukaan, vaikka asiakas olisi käynyt aina juuri sinulla.

3. Olet työsuhteessa

Jos olet klinikan palkkalistoilla, työnantaja on rekisterinpitäjä. Kirjaat työnantajan järjestelmään, ja työnantaja antaa ohjeet esimerkiksi siihen, miten asiakkaalle kerrotaan Kannasta.

Pitääkö tilavuokralaisen liittyä Kantaan itse?

Kanta-palveluihin liittyy aina rekisterinpitäjä. Jos olet itse rekisterinpitäjä, tarvitset omat tunnisteet ja asiakirjat:

• rekisteröinnin Soteri-palveluntuottajarekisteriin sekä OID- tai IAH-tunnisteen
• liittymisen Kanta-palveluihin
• oman tietoturvasuunnitelman
• sote-toimikortin

Kantakirjaus.fi:ssä sinulla on silloin oma organisaatio. Sitä voi käyttää, vaikka vuokranantaja tai muut tilan yrittäjät käyttäisivät eri järjestelmiä, koska kantakirjaus.fi toimii minkä tahansa ajanvarausjärjestelmän rinnalla.

Alihankintana kirjaukset tehdään klinikan rekisteriin. Jos klinikka käyttää kantakirjaus.fi:tä, klinikan pääkäyttäjä voi kutsua sinut palveluun käyttäjäksi. Jos klinikalla on käytössä jokin muu potilastietojärjestelmä, kirjaat siihen klinikan ohjeiden mukaan.

Muista myös asiakkaan informointi. Asiakkaalle kerrotaan, kuka hänen tietojensa rekisterinpitäjä on ja miten tiedot tallennetaan Kantaan. Lisää aiheesta kerrotaan Kanta-informointia käsittelevässä artikkelissamme.

Muistilista ennen Kanta-käyttöönottoa

• Selvitä, kenen kanssa asiakkaasi sopivat hoidosta. Se kertoo, kuka on rekisterinpitäjä.
• Jos teet alihankintaa, varmista, että alihankintasopimuksessa on sovittu myös rekisterinpidosta.
• Sovi samalla, millä järjestelmällä klinikan asiakkaat kirjataan.
• Jos olet itse rekisterinpitäjä, varmista oma Soteri-rekisteröinti ja Kanta-liittyminen.

Usein kysytyt kysymykset

Saako vuokranantaja nähdä asiakkaideni potilastiedot?

Ei. Jos asiakkaat ovat sinun, olet itse rekisterinpitäjä, eikä vuokranantajalla ole oikeutta heidän tietoihinsa.

Pitääkö tuolivuokralaisen liittyä Kantaan?

Kyllä, jos hoidat omia asiakkaitasi ja kirjaat potilastiedot sähköisesti. Olet silloin rekisterinpitäjä ja vastaat itse Kanta-liittymisestä. Lue lisää artikkelista Kuka on velvollinen liittymään Kantaan.

Kirjaako alihankkija potilastiedot omaan rekisteriinsä?

Ei. Klinikan asiakkaiden tiedot tallennetaan klinikan rekisteriin, ja käytettävästä järjestelmästä sovitaan klinikan kanssa.

Saanko ottaa asiakastiedot mukaan, kun alihankinta päättyy?

Et. Tiedot kuuluvat klinikan rekisteriin ja jäävät sinne, vaikka asiakas olisi käynyt aina sinulla.

Aloita Kanta-kirjaaminen oikealla pohjalla

Oletko itse rekisterinpitäjä ja Kanta-käyttöönotto on vielä edessä? Kantakirjaus.fi on tehty juuri yksinyrittäjille ja pienille toimijoille, ja autamme käyttöönotossa vaihe vaiheelta.

Ota kantakirjaus.fi käyttöön →