2 minuutin lukuaika
Kun liityt Kantaan, asiakkaidesi käyntitiedot tallentuvat jatkossa Potilastiedon arkistoon. Asiakkaalle pitää kertoa tästä, ja juuri sitä Kanta-informointi tarkoittaa. Termi kuulostaa byrokraattiselta, mutta käytännössä siihen riittää muutama lause.
Mitä Kanta-informointi tarkoittaa?
Kanta-informoinnissa asiakkaalle kerrotaan, mitä Kanta-palvelut ovat ja miten hänen tietojaan käsitellään sosiaali- ja terveydenhuollossa. Samalla hän saa tietää oikeuksistaan. Hän voi antaa luvan tietojensa luovuttamiseen muille palvelunantajille tai kieltää sen.
Velvoite tulee asiakastietolaista (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023). Se koskee jokaista palvelunantajaa, joka kirjaa Kantaan, myös yksin toimivaa hierojaa tai jalkaterapeuttia.
Milloin asiakasta pitää informoida?
Asiakkaan pitää saada informointi viimeistään silloin, kun hän asioi ensimmäistä kertaa sosiaali- ja terveydenhuollossa. Moni asiakkaistasi on siis jo saanut sen muualla, esimerkiksi terveyskeskuksessa, tai kuitannut sen itse OmaKannassa. Silloin sinun ei tarvitse tehdä sitä uudelleen. Jos informointi puuttuu, annat sen käynnin yhteydessä.
Kun avaat asiakkaan tiedot kantakirjaus.fi:ssä, palvelu ilmoittaa, jos informointi tai luovutuslupa puuttuu. Näet siis heti, tarvitaanko informointia vai onko se jo hoidettu.
Informointi ei ole kertaluonteinen koko loppuelämäksi. Kun Kanta päivittää informoinnin sisältöä, asiakkaat informoidaan uudelleen.
Miten informointi annetaan?
Voit kertoa asiasta suullisesti käynnin yhteydessä tai antaa asiakkaalle kirjallisen esitteen. Molemmat tavat ovat yhtä päteviä, joten valitse se, joka sopii vastaanotollesi paremmin. Olennaista on, että asiakas saa tiedon ymmärrettävässä muodossa ja että merkitset informoinnin järjestelmään. Näin tieto tallentuu Kantaan.
Kanta.fi:stä löytyy valmis esite Tietoa Kanta-palveluista sosiaali- ja terveydenhuollossa asioiville. Se on saatavilla kahdeksalla kielellä, myös englanniksi ja venäjäksi, joten se sopii myös asiakkaille, joiden kanssa yhteistä kieltä ei ole. Voit tulostaa esitteen vastaanotolle tai lähettää linkin.
Valmiit mallilauseet
Suullisesti vastaanotolla
"Kirjaan tämän käynnin tiedot Kantaan, samaan paikkaan kuin terveyskeskus ja työterveys. Näet ne itse OmaKannassa. Siellä voit myös päättää, saavatko muut hoitopaikat nähdä tietosi. Tässä on vielä esite, jossa asia kerrotaan tarkemmin."
Varausvahvistukseen tai verkkosivuille
"Olemme liittyneet Kanta-palveluihin. Käyntisi potilastiedot tallennetaan Kanta-palvelujen Potilastiedon arkistoon, ja näet ne OmaKannassa osoitteessa omakanta.fi. OmaKannassa voit myös antaa tai rajata lupia tietojesi luovuttamiseen. Lisätietoa: kanta.fi"
Käytätkö erillistä ajanvarausjärjestelmää? Lisää jälkimmäinen teksti varausvahvistukseen. Silloin moni asiakas tietää asiasta jo ennen käyntiä, eikä vastaanotolla tarvitse selittää alusta asti. Huomaa kuitenkin, että lyhyt maininta vahvistusviestissä ei yksin korvaa informointia. Jos asiakkaalta puuttuu informointi, anna se käynnillä ja merkitse se järjestelmään.
Entä jos asiakas ei halua tietojaan Kantaan?
Tämä kysymys tulee vastaan jossain vaiheessa. Vastaus on, että tiedot tallennetaan Kantaan joka tapauksessa. Kirjaamisvelvoite ei riipu siitä, onko asiakas saanut informoinnin. Asiakas ei voi kieltää tallentamista, mutta hän voi kieltää tietojensa luovuttamisen muille palvelunantajille.
Informointi vaikuttaa silti luovutuksiin. Ilman informointia asiakkaan luovutuslupaa tai -kieltoa ei voi tallentaa. Tietoja ei myöskään luovuteta palvelunantajalta toiselle. Jos asiakas haluaa esimerkiksi fysioterapeuttinsa näkevän hierontakäyntien kirjaukset, hän tarvitsee siihen sekä informoinnin että voimassa olevan luovutusluvan.
Jos asiakkaalla ei ole verkkopankkitunnuksia OmaKantaan, luovutusluvan voi kirjata vastaanotolla kantakirjaus.fi:n kautta.
Korvaako informointi tietosuojaselosteen?
Ei korvaa. Tietosuoja-asetuksen mukaan sinun on kerrottava asiakkaille erikseen, miten yrityksesi käsittelee heidän henkilötietojaan. Jos sinulla on jo tietosuojaseloste, lisää siihen maininta Kanta-arkistoinnista, niin molemmat asiat ovat kunnossa.
Pieni teko, joka lisää luottamusta
Kanta-informointi vie yleensä alle minuutin. Moni asiakas pitää sitä merkkinä siitä, että hänen tietoistaan huolehditaan. Lue myös, miltä kirjaaminen näyttää asiakkaan puolelta: Omakanta asiakkaan silmin: miksi kirjaaminen lisää luottamusta.
Ota kantakirjaus.fi käyttöön →
